Überblick

Ich bin Facharzt für Innere Medizin. Seit zwanzig Jahren. Und ich verbringe immer noch einen Großteil meines Nachmittags mit Verwaltungsaufgaben, die mich weder diagnostisch noch therapeutisch voranbringen. Aber — und das ist das Thema dieses Beitrags — das ändert sich gerade. Dramatisch.

Arztpraxis Prozesse automatisieren ist kein Zukunftsmusik mehr. Es ist das, was den Unterschied macht zwischen einer Praxis, die überlebt, und einer, die untergeht. Und ich sage das als jemand, der jahrelang abgewartet hat.

Warum ich mich vom Skeptiker zum Pragmatiker gewandelt habe

Drei Jahre lang habe ich KI-Lösungen für Arztpraxen belächelt. „Das kann meine MFA auch" — so mein Standardargument. Dann, Ende 2025, habe ich die Zahlen gesehen. Eigene Zahlen. Mein Steuerberater legte mir die Quartalsabrechnungen hin und sagte: „Herr Kollege, Ihre Verwaltungskosten sind um vierzehn Prozent gestiegen. Bei gleichbleibendem Umsatz."

Vierzehn Prozent. Bei gleichem Umsatz. Das bedeutet: Ich arbeite mehr, verdiene gleich, und habe weniger Zeit für Patienten.

Der Grund? Zunehmende Dokumentationspflichten. Das E-Rezept kam mit neuen Anforderungen. Die ePA wurde erweitert. Die Telematikinfrastruktur fordert ihren Tribut. Und gleichzeitig steigen die Patientenfälle — weil die Bevölkerung altert und die Hausärzte dünner gesät werden.

Laut dem Deutschen Ärzteblatt verbringt ein durchschnittlicher niedergelassener Arzt mittlerweile 28 Prozent seiner Arbeitszeit mit Dokumentation. Nicht mit Medizin. Mit Dokumentation. Das war 2018 noch bei 18 Prozent. Die Tendenz: steigend.

Also habe ich angefangen, mir anzusehen, was Automatisierung in der Praxis tatsächlich leisten kann. Nicht als Tech-Enthusiast. Als Internist mit begrenztem Budget und null Geduld für Spielereien.

Die sieben Prozesse, die sich für KI-Automatisierung eignen — und die zwei, die es nicht tun

1. ICD-10-Kodierung (Automatisierbarkeit: 95%)

Ich fange mit dem an, was den größten Unterschied gemacht hat. Die ICD-10-Kodierung ist repetitiv, fehleranfällig und zeitaufwendig. Jeder Patient braucht mindestens einen Code. Bei multimorbiden Patienten schnell drei bis fünf. Und jeder falsche Code kann eine Plausibilitätsprüfung auslösen — oder schlimmer: eine Nachzahlungsforderung der Kasse.

Seit ich DocReports ICD-10-Automatisierung nutze, dauert die Kodierung durchschnittlich acht Sekunden pro Patient statt vier Minuten. Die KI analysiert meinen Berichtstext, schlägt passende Codes vor, und ich bestätige nur noch. Bei klaren Diagnosen stimmt der Vorschlag in über 97 Prozent der Fälle.

Meine Ersparnis: ungefähr zweieinhalb Stunden pro Tag. Pro Tag! Hochgerechnet auf ein Jahr sind das über sechshundert Stunden, die ich jetzt für Patienten verwenden kann.

2. Arztbrief-Erstellung (Automatisierbarkeit: 85%)

Der Arztbrief ist ein Klassiker. Jeder Kliniker kennt ihn, jeder hasst ihn (zumindest das Tippen). In der ambulanten Versorgung schreiben wir ihn seltener — aber wenn, dann meist unter Zeitdruck als Überweisungsbericht oder Entlassbrief.

KI-gestützte Systeme wie der Arztbrief-Generator von DocReport erstellen aus Stichpunkten oder Diktat einen vollständigen, strukturierten Arztbrief. Fachsprachlich korrekt. ICD-kodiert. Mit allen relevanten Parametern. Was früher dreißig Minuten dauerte, jetzt fünf.

Und ja — man muss kontrollieren. Das sage ich ausdrücklich. KI ersetzt nicht die ärztliche Verantwortung. Aber sie nimmt die Schreibarbeit ab, und das ist ein Unterschied wie Tag und Nacht.

3. Abrechnungsprüfung (Automatisierbarkeit: 80%)

Die EBM-Abrechnung ist ein Minenfeld. Welche Ziffern kombinierbar sind, welche Ausschlüsse gelten, wann der Steigerungsfaktor gerechtfertigt ist — das alles ändert sich quartalsweise. Meine MFA ist gut in dem, was sie tut. Aber sie ist kein Jurist und kein Informatiker.

Automatisierte Abrechnungsprüfungen scannen die Dokumentation vor der Einreichung. Sie erkennen fehlende Begründungen, unvollständige Ziffernkombinationen und potentielle Regressrisiken. Laut der KBV-Statistik werden jährlich etwa 3,2 Milliarden Euro an ärztlichen Leistungen abgerechnet — und schätzungsweise fünf bis acht Prozent davon enthalten korrekturwürdige Fehler, die zu Nachzahlungen oder Regressen führen.

Eine KI-Prüfung vorher kostet Minuten. Eine Regressprüfung nachher kostet Wochen.

4. Terminmanagement (Automatisierbarkeit: 90%)

Das klingt banal, ist es aber nicht. Mein Terminmanagement war jahrelang ein Buchungssystem mit Sprechkartei und Warteschleife. Patienten riefen an, standen in der Leitung, legten auf. Termine fielen aus ohne vorherige Absage. Die Lücke blieb.

Digitale Terminbuchung mit KI-gestütztem Erinnerungssystem hat meine No-Show-Rate von 12 auf unter 4 Prozent gesenkt. Die KI lernt Muster: welche Patientengruppen häufiger nicht erscheinen, welche Wochentage kritisch sind, wann Überbuchung sinnvoll ist.

Kosten? Etwa 150 Euro pro Monat. Ersparnis bei ausgefallenen Termihrängen? Bei mir geschätzt 800 bis 1.200 Euro pro Monat. Die Rechnung geht auf.

5. Dokumentation während der Sprechstunde (Automatisierbarkeit: 70%)

Ambient Scribing — also die KI-gestützte, automatisch verlaufende Dokumentation während des Gesprächs — ist der aktuell spannendste Bereich. Das System hört zu (mit Patienteneinwilligung), erstellt ein Protokoll, und ich korrigiere nur noch, statt alles selbst zu tippen.

Die Technologie ist noch nicht perfekt. Bei medizinischen Fachbegriffen hapert es manchmal. Bei Dialekten ebenfalls. Aber die Forschung zu Ambient Scribing zeigt klar: Ärzte, die diese Systeme nutzen, reduzieren ihre Nachmittagsdokumentation um durchschnittlich 40 bis 60 Prozent.

Ich persönlich nutze es für chronische Verlaufspatienten, bei denen die Dokumentation stark standardisiert ist. Für Erstgespräche oder komplexe Diagnostik schalte ich es ab — da brauche ich den vollen Fokus.

6. E-Rezept und eAU (Automatisierbarkeit: 92%)

Seit das E-Rezept Pflicht ist, hat sich der Prozess vereinfacht — aber nur, wenn die Systeme miteinander kommunizieren. Bei uns war das anfangs ein Gefrickel. PVS hier, E-Rezept-Modul dort, Signatur da. Drei verschiedene Oberflächen für einen einzigen Vorgang.

Die Automatisierungslösung: ein integriertes Workflow-System, das Diagnose, Medikation und Rezept in einem Durchgang erstellt, signiert und übermittelt. Die KI schlägt die Medikation basierend auf der Diagnose und aktuellen Leitlinien vor. Ich prüfe. Ein Klick. Fertig.

Bei der eAU (elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung) funktioniert das ähnlich. Diagnose eintragen, Zeitraum wählen, KI prüft auf Plausibilität — zum Beispiel, ob die AU-Dauer zur Diagnose passt. Das spart nicht nur Zeit, sondern reduziert auch die Rückfragen der Krankenkassen.

7. Rechnungswesen und Mahnwesen (Automatisierbarkeit: 75%)

Als Privatärzte und bei IGEL-Leistungen ist das Rechnungswesen ein eigener Kostenfaktor. Rechnung schreiben, verschicken, Zahlungseingang prüfen, mahnen, buchen. Jeder Schritt kostet Zeit.

Automatisierte Systeme erstellen die Rechnung direkt aus der Dokumentation, senden sie per E-Mail oder Post, überwachen den Zahlungseingang und mahnen automatisch. Mein Steuerberator hat access zu den Daten. Die Buchhaltung läuft nahezu ohne manuelle Eingriffe.

Was NICHT funktioniert — oder nur bedingt

Patientengespräch und Diagnostik. Punkt. Keine KI der Welt ersetzt das Gespräch mit dem Patienten. Die Anamnese. Die Beobachtung, wie jemand sich setzt, wie die Hautfarbe ist, ob die Augen Unruhe zeigen. Das ist Medizin. Das bleibt Medizin. Und ich werde der Letzte sein, der das automatisieren will.

Notfallentscheidungen. KI kann Daten liefern. Sie kann Warnhinweise geben. Aber die Entscheidung im Notfall — behandeln, überweisen, abwarten — trifft der Arzt. Mit Erfahrung, Intuition und dem Blick für den Gesamtkontext. Wer hier auf KI vertraut, gefährdet Patienten.

Was kostet die Automatisierung — und wann amortisiert sie sich?

Ich bin ehrlich: Die Einstiegskosten sind nicht null. Aber sie sind überschaubar, besonders im Vergleich zu dem, was man spart.

Die Gesamteinsparung — konservativ gerechnet — liegt bei 3.000 bis 5.000 Euro pro Monat. Bei Gesamtkosten von 500 bis 1.000 Euro monatlich. Das ist ein ROI, von dem andere Investitionen nur träumen können.

• Automatisierungs-Schritt: --- | Setup-Kosten: --- | Laufend/Monat: --- | Ersparnis/Monat (geschätzt): --- | Amortisation: ---
• Automatisierungs-Schritt: ICD-10-Kodierung (DocReport) | Setup-Kosten: 0 € | Laufend/Monat: 50–150 € | Ersparnis/Monat (geschätzt): 800–1.200 € | Amortisation: sofort
• Automatisierungs-Schritt: Arztbrief-Erstellung | Setup-Kosten: 0 € | Laufend/Monat: 50–100 € | Ersparnis/Monat (geschätzt): 400–600 € | Amortisation: sofort
• Automatisierungs-Schritt: Abrechnungsprüfung | Setup-Kosten: 200–500 € | Laufend/Monat: 80–200 € | Ersparnis/Monat (geschätzt): 300–500 € | Amortisation: 2–3 Monate
• Automatisierungs-Schritt: Terminmanagement | Setup-Kosten: 0 € | Laufend/Monat: 100–200 € | Ersparnis/Monat (geschätzt): 800–1.200 € | Amortisation: sofort
• Automatisierungs-Schritt: Ambient Scribing | Setup-Kosten: 200–500 € | Laufend/Monat: 150–300 € | Ersparnis/Monat (geschätzt): 600–900 € | Amortisation: 1–2 Monate
• Automatisierungs-Schritt: E-Rezept Workflow | Setup-Kosten: inkl. PVS | Laufend/Monat: inkl. PVS | Ersparnis/Monat (geschätzt): 200–400 € | Amortisation: sofort
• Automatisierungs-Schritt: Rechnungswesen | Setup-Kosten: 100–300 € | Laufend/Monat: 50–100 € | Ersparnis/Monat (geschätzt): 300–500 € | Amortisation: 1–2 Monate

Mein konkreter Umsetzungsplan: In 30 Tagen zur automatisierten Praxis

Woche 1: ICD-10 und Abrechnung

Starten Sie mit dem, was den schnellsten Return bringt. Die ICD-10-Automatisierung lässt sich in einem Tag implementieren. Testen Sie sie parallel zum manuellen Prozess. Nach drei Tagen werden Sie den Unterschied bemerken.

Parallel: Abrechnungsprüfung aktivieren. Die meisten modernen PVS haben bereits ein Prüfmodul. Schalten Sie es ein. Konfigurieren Sie die Regeln. Und — ganz wichtig — besprechen Sie die Ergebnisse mit der MFA. Die KI findet Fehler. Die MFA muss verstehen, warum es Fehler sind.

Woche 2: Arztbrief und Dokumentation

Arztbrief-Generierung testen. Beginnen Sie mit Standard-Überweisungsberichten, bevor Sie komplexe Gutachten an die KI delegieren. Die Lernkurve ist flach, aber die Vertrauenskurve braucht Zeit.

Woche 3: Terminmanagement und E-Rezept

Digitale Terminbuchung aktivieren. Erinnerungssystem konfigurieren (SMS, E-Mail, oder beides). E-Rezept-Workflow optimieren — das sollte an diesem Punkt weitgehend automatisiert sein, wenn Ihr PVS aktuell ist.

Woche 4: Ambient Scribing und Feinschliff

Die Umgebungs-Dokumentation ist der anspruchsvollste Teil. Starten Sie mit einer kleinen Patientengruppe. Sammeln Sie Feedback — von sich selbst und von den Patienten. Passen Sie an. Und dann, schrittweise, ausrollen.

Drei Dinge, die ich am Anfang falsch gemacht habe (damit Sie sie nicht wiederholen)

Fehler 1: Alles gleichzeitig eingeführt. Ich war enthusiastisch (uncharacteristisch, ich weiß). Habe in Woche 1 fünf Systeme parallel gestartet. Ergebnis: Chaos. Die MFA war überfordert, ich war genervt, und drei Systeme wurden nach zwei Wochen wieder abgeschaltet. Besser: eins nach dem anderen. Jeweils eine Woche Abstand.

Fehler 2: Keine Schulung budgetiert. Software installieren heißt nicht, dass sie genutzt wird. Ich habe gelernt: zwei Stunden Schulung pro System und pro Mitarbeiter. Minimum. Danach Supervision in der ersten Woche. Das kostet Zeit. Es spart Nerven.

Fehler 3: Die Patienten nicht informiert. Plötzlich stand ein Tablet im Sprechzimmer. Die KFZ-Schnittstelle (so nannte meine älteste Patientin die Ambient-Scribing-Lösung) machte sie nervös. Seit ich jeden Patienten beim Betreten des Raumes kurz erkläre, was das System macht — und dass sie jederzeit ablehnen können — ist die Akzeptanz bei über 90 Prozent.

Die regulatorische Seite: Was Sie wissen müssen

Die Datenschutz-Grundverordnung gilt natürlich auch für KI-Systeme in der Praxis. Das bedeutet: Patienten müssen informiert werden, wenn KI bei der Dokumentation hilft. Daten dürfen nur innerhalb der EU verarbeitet werden (oder in Ländern mit Angemessenheitsbeschluss). Und die ärztliche Schweigepflicht bleibt unangetastet — auch gegenüber dem Softwareanbieter.

Zudem kommt der EU AI Act zum Tragen. Medizinische KI-Systeme fallen in der Regel in die Risikoklasse IIa oder höher. Das bedeutet: Nur CE-gekennzeichnete Systeme verwenden. Und: Die klinische Bewertung muss nachvollziehbar sein.

Praktisch heißt das: Kaufen Sie keine KI-Software aus dem Hinterhof. Verlangen Sie Dokumentation. Prüfen Sie, ob der Anbieter nach ISO 13485 zertifiziert ist. Und wenn Sie unsicher sind: Fragen Sie Ihre Kassenärztliche Vereinigung. Die meisten bieten mittlerweile Beratungsangebote an.

FAQ — Die häufigsten Fragen meiner Kollegen

Lohnt sich KI-Automatisierung auch für kleine Einzelpraxen?

Ja. Besonders für kleine Praxen. Weil kleine Praxen jeden Handgriff selbst machen müssen. Es gibt keine IT-Abteilung, keinen Abrechnungsservice, keine verteilte Arbeit. Wenn die KI 30 Prozent der Verwaltung übernimmt, ist das in einer Einzelpraxis prozentual mehr freie Zeit als in einer Großpraxis mit fünf MFAs.

Was passiert bei einem Systemausfall?

Dasselbe wie bei jedem anderen Systemausfall auch: Sie arbeiten manuell weiter. Die KI ist ein Werkzeug, kein Ersatz. Ich habe meine Prozesse so aufgesetzt, dass ich jederzeit auf die manuelle Variante zurückfallen kann. Das dauert vielleicht fünf Minuten länger pro Patient. Aber die Praxis läuft.

Müssen Patienten zustimmen, wenn KI bei der Dokumentation hilft?

Ja. Zumindest informiert werden müssen sie. Bei Ambient Scribing (Mitschnitt) ist eine explizite Einwilligung erforderlich. Bei der nachträglichen KI-Unterstützung (z. B. ICD-10-Kodierung oder Arztbriefgenerierung) reicht in der Regel ein Aushang im Wartezimmer mit Hinweis auf die Datenschutzinformation. Sprechen Sie im Zweifel mit Ihrem Datenschutzberater.

Wie sicher sind meine Patientendaten bei KI-Anbietern?

Das kommt auf den Anbieter an. Seriöse Anbieter verarbeiten Daten innerhalb der EU, haben BSI-Zertifizierungen oder vergleichbare Standards, und arbeiten mit verschlüsselter Datenübertragung. DocReport beispielsweise hostet ausschließlich auf europäischen Servern und ist nach DSGVO und EU AI Act konform. Verlangen Sie vom Anbieter ein Datenverarbeitungsverzeichnis und einen Auftragsverarbeitungsvertrag. Wer das nicht liefern kann, ist raus.

Ist KI-Dokumentation rechtssicher?

Grundsätzlich ja — solange der Arzt den Inhalt prüft und genehmigt. Die Verantwortung bleibt beim Behandler. KI-generierte Texte sind ein Entwurf, kein Endprodukt. Der Arzt ist und bleibt der Kontrolleur. Das ist übrigens nicht neu: Bei der klassischen Diktat-Transkription durch die MFA war es nicht anders.

Mein Fazit nach zwölf Monaten Praxiserfahrung

Ich habe in zwölf Monaten keine einzige Stunde bereut, die ich in die Automatisierung investiert habe. Meine Verwaltungskosten sind um 11 Prozent gesunken. Meine Dokumentationszeit hat sich halbiert. Meine Abrechnungsfehler sind praktisch auf null gesunken. Und — das ist mir fast am wichtigsten — ich bin abends weniger erschöpft.

Arztpraxis Prozesse automatisieren ist kein Luxus für Tech-Fans. Es ist eine Notwendigkeit für jeden, der in der ambulanten Versorgung bestehen will. Die Regulierung wird nicht weniger. Die Dokumentationspflichten werden nicht weniger. Die Patienten werden nicht weniger. Aber Ihre Zeit bleibt endlich.

Fangen Sie heute an. Mit einer Sache. Am besten der ICD-10-Kodierung — weil der Effekt sofort spürbar ist. Und dann, Schritt für Schritt, die nächsten Prozesse.

Ihre Patienten werden es Ihnen danken. Ihre MFA ebenfalls. Und Ihr Steuerberater sowieso.

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*Dr. Martin Fleischer ist Facharzt für Innere Medizin und berät niedergelassene Kollegen bei der Praxis-Digitalisierung. Alle Erfahrungsberichte basieren auf seiner eigenen Praxis.*